SAP的凭证为什么没有按月编号

第三个问题，也是一个经常会遇到挑战的问题，那就是SAP的凭证为什么没有按月编号，而是流水号一直编下去？

这个问题以前会遇到很多财务的质疑，所以SAP在某个版本开始，从软件功能上做了退让，增加了一个叫补充代码的功能，可以用这个补充代码定义按月对凭证编号。

但是SAP保留了最基础，最核心的流水编号。作为SAP的实施顾问，你们遇到财务人员强烈挑战这个问题的时候，可以启用补充代码，降低项目实施难度。但是你们一定要理解，为什么SAP原生就和其它国产软件不一样，就是用流水号，而不是按月编号。

这至少是因为一个原因，那就是没必要。因为财务准则对凭证编号的规定，是唯一、不可变，不可作假。流水编号除了看起来不太好看以外，是最严谨的编号方式，也肯定是唯一的。当你在软件中查询分录，输入一个1，出来的永远是排一张的那张凭证，而不会再问你：你是要哪个月的第1号凭证？

另外，有很多财务也会提出来：我希望一看凭证，就知道这个凭证是哪个月的。

你可以反过来问财务：你想在哪里看到这张凭证号码的时候，就知道这个凭证是哪个月的？无非就是两个地方能看到凭证：第一是打印出来的时候，第二是在电脑中查的时候。那不管是打印出来，还是在电脑所有的查询界面，只要有编号的地方，一定会有一个过账日期让你看到，那又何必要把日期一定放在编号上面体现呢？

可能还会有些财务，会有这种要求，他会说：因为种种原因，我需要反过去做账，比如现在是10月份，我突然发现9月份漏了一张凭证，我想要做到9月份，用9月的编号，这样看起来天衣无缝。

在SAP中过账日期你是可以改到9月，算成是9月份的账，会出现在9月的报表中。但是SAP会自动记录一个实际记账的日期，这个日期是当前的真实时间，是无法更改的，会忠实记录：你是在10月份，反过去记的9月的账，同时编号也是流水排下来，排在了10月的凭证之后。SAP的服务对象是管理层，也可以是外部审计，但是绝不是给财务用来做漂亮的、天衣无缝的账的工具。

你做的所有动作都会忠实的在系统中留下痕迹，我们不能推荐一种你能反过去插入编号的方式。

所以我们会更推荐用流水号，目的也就是让管理层和外部审计能明显看到记账的真实情况。当然如果你不是在刻意做假账，而是可以解释为什么会反过去记账，财务也就不用太担心有这个反过去编号的需求吧？

无非就是追求了严谨，但是会让财务很烦，因为他的账就不漂亮了，这种情况很多的时候，他还需要总是去解释、去披露，或许财务经理真正比较担心的，是在老板眼中，用了SAP后，财务经理的得分就会打个折扣？

SAP的操作

第四个问题，SAP的分录界面怎么那么难看，操作太不方便了？其实先不说方不方便，仅仅是一个习惯和熟悉的问题。

实际上在SAP的财务模块中，操作本身就已经不太多了。

因为成本是自动计算、自动过账的，销售、采购、仓库、生产，所有业务端的操作，都会自动生成凭证，也不需要财务去操作，财务只需要看凭证、检查凭证就行了。财务真正要做的凭证，只有一些与业务端无关的费用一类的凭证。当然在很多项目里面，我们做了与OA的接口，费用什么的凭证，也是自动生成，财务需要操作的凭证工作量就更少了。

对于很少的这部分凭证操作，SAP中还提供了大量的易用性的工具，来进一步减轻财务的操作工作量。

例如你每个月对固定资产折旧，可以在用固定资产模块设置好卡片，每个月自动生产折旧分录。

又例如你每个月要交房租，交的费用都是固定的。你可以利用财务模块下面的重复过账的功能，定义好房租过账后，每个月到指定的那一天，系统就会主动询问你：今天这笔房租要过账了，你需要过吗？你点一下鼠标，它就自动生成分录了。你可能还有更高的要求：房租每年到期，要重新签合同。

没关系，重复过账中，可以定义有效期，不管是房租，还是一年摊销的模具费等等，都可以在一开始就设置好：比如每月5号过账，持续一年。那么到期后，它就不会再让你过账，这也同时起到了一个提醒的功能。

而你可能会说：那我时间是不固定的，比如虽然我经常要交电话费，每次交1万元，但是用完才交，我不能确定什么时候会过账。那也没关系，重复过账不但可以定义每月过账、每季度、每半年、每年、每隔多少天过账，它还能设置为仅仅是一个模板，不会主动提醒你。你可以为这个模板起个名字，例如就叫销售部电话费。当销售电话费用完的时候，你在分录界面选择这个模板，那你事先设置好的科目、金额就都能自动带出来，你都不用去查历史上每次的发生额是多少，系统会自动帮你填好，不但操作方便，容错性还更高，不会发生人为错误。

又例如你可能每个月分摊一些费用，这些费用总金额不确定，但是分摊的比例是确定的，例如制造费用摊40%，销售费用摊60%，那你可以利用系统的过账模板，设置一个百分比的模板，每次做分录的时候，只需要填入总金额，系统就会帮你自动分摊。

又例如你有些费用，可能需要当月计提，次月冲销，你担心会忘记冲销。那你在做分录的时候，可以在分录上面，勾选冲销的选项，设定好冲销的日期，那么到了那一天，系统会自动提醒你：今天这笔分录需要冲销了，问你是否要执行。你回答是，那么系统就会自动产生冲销分录。

从以上可以看到，在SAP中，其实财务的日常操作，真的是非常简单，能考虑到的情况，SAP基本上都已经考虑到了，只要习惯和掌握了，你不会觉得它操作有多么不方便，会觉得更有效率。这也就是基本上我们遇到的财务，用过SAP后，大多数反而就不习惯再用其它的财务软件了。

第五个问题：SAP有辅助核算吗？当然有！SAP中可以按项目、按利润中心进行辅助核算。当然这些核算大多数是对损益才有意义的，所以你启用辅助核算的时候，可以把科目类型，定义为费用或者收入，这样就可以为这个科目，指定是否必填哪一项辅助核算项，以及定义默认的辅助项了。

如何管理应收应付的科目

第六个问题，对于其它应收应付类的科目，例如个人往来，想要管理它的发生额，怎么管理会比较好？有三种管理方式，一种是可以象别的软件一样，为它加明细科目。

但这种管理方式仅适用于固定的、数量少的往来对象，这种管理方式不是太推荐。还有一种是可以用辅助核算项来管理，例如定义一个纬度的成本中心叫个人，用来管理个人的往来。这种方式管理比较简单，通常只对余额感兴趣是可以的，但是不适合复杂的往来。

例如管理某个人的借支，不但想要知道他总共欠了多少钱，还需要知道这些钱分别是欠的哪一次的借款，那就只能在每次分录后，再进行内部对账来处理，操作比较麻烦一点。

这个时候就可以考虑用第三种方式来管理，那就是可以把个人建为特殊的业务伙伴，例如供应商或者客户，专门分一个业务伙伴组来管理。平时的往来，可以用服务性的单据，例如服务性的订单当做申请单，服务性的发票或预付款申请当做借支单，再对这些单据做收付款。

这样的好处是可以直接利用系统强大的往来报表和单据体系来管理，也能自动进行核销对账。最后，除了这三种外，其实还有很多，例如在SAP中搭建专门的借支模块来处理，又或者与OA或者钉钉进行集成等等，这些不属于标准功能，就不再多说了。

为什么没有重分类的概念

第七个问题：SAP中为什么没有重分类的概念？答案也是没必要。为什么要重分类？这是因为很多财务软件，在查看一个客户或者一个供应商的余额的时候，只能看某个科目，而不能几个科目合在一起，所以为了更好地管理余额，避免漏掉，往往会把预付款做到应付的借方，或者把预收款做到应收的贷方，但是这种做法是不合理的。

例如让资产和负债金额不对，所以到了期末，又得重分类，把这部分金额再归还给预收款，或者预付款。而在SAP中是不存在重分类的，因为SAP从本质上就解决了客户和供应商余额的问题。例如在系统中查看往来时，可以选择只看应收，或者只看预收，或者只看保证金，又或者全部合起来看总体余额等等。不管是总账，还是试算表，还是其它的报表，都可以灵活选择。另外在发票入账的时候，系统还能自动检测是否有预收预付，提醒操作人员进行核销。所以我们强烈建议平时在交易发生时，该进预收就进预收，该进预付就进预付，千万不要把预付款做到应付的借方，或者把预收款做到应收的贷方，对于SAP来说，如果还要做重分类，那是倒退，而不是什么功能缺失。

打印是否麻烦

最后一个问题：SAP的凭证打印会不会很麻烦？打印有几个细节，只要大家在实施的时候稍注意，就不会被这个问题纠结了。首先SAP是可以批量打印凭证的，在财务模块下有一个专门的凭证打印，在这里你可以按你想要的条件，选择不同的单据序列、凭证类型等进行批量打印，批量打印的时候，还可以指定不同的打印格式。

另外SAP中可以在一张纸上打印两张凭证，这个需求也是财务会经常提出的。

在管理模块的打印首选项中，在“每个单据”页面，当你选择单据类型为日记账分录时，会出现一个交易日记账的选项卡，在这个选项卡上，可以定义一张纸打印的凭证张数。设置好以后，在财务模块下面的交易日记账报表中，批量打印分录时，就可以自动在一张纸上，打印两份凭证了。

好了，以上是对于SAP B1中部分值得分享的财务功能进行的说明。因为我们这一讲，也不能代替对客户、对顾问的培训，所以我只是把一些我认为关键的点，拿出来做一个简单的说明，也希望大家能根据这些点，自己再去做深入研究，这样才能真正掌握SAP财务模块的功能，当然如果有一些不明白的地方，或者需要更多的讨论，也可以给我留言，谢谢大家！